Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer, die ihre Umsätze nach vereinnahmten Entgelten versteuern, dies künftig auf der Rechnung vermerken. Die neue Vorgabe wurde mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen und gilt für alle ab diesem Datum ausgestellten Rechnungen.
Was bedeutet Istversteuerung – und wer kann sie nutzen?
Bei der Istversteuerung wird die Umsatzsteuer erst dann fällig, wenn das Entgelt tatsächlich vereinnahmt wurde. Dies kann insbesondere kleineren Unternehmen bei der Liquiditätsplanung helfen.
Die Anwendung muss beim Finanzamt beantragt und genehmigt werden. Voraussetzung ist, dass mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Jahresumsatz im Vorjahr lag bei maximal 800.000 €
- Es handelt sich um eine freiberufliche Tätigkeit
- Es besteht keine gesetzliche Buchführungspflicht (z. B. bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern)
Alternativ gilt automatisch die Regelbesteuerung (Sollbesteuerung) – also die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten. In diesem Fall entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Leistungserbringung, unabhängig davon, wann der Kunde bezahlt.
Was ändert sich ab 2025?
Wer die Istversteuerung anwendet, muss dies ab 2025 durch einen Hinweis auf der Rechnung kenntlich machen. Eine gängige Formulierung lautet:
„Besteuerung der Umsätze nach vereinnahmten Entgelten gemäß § 20 UStG“.
Der Hinweis ist nicht nur formale Angabe, sondern wird künftig als Rechnungsmerkmal gewertet. Das hat insbesondere Auswirkungen auf den Leistungsempfänger: Liegt der Hinweis nicht vor, darf das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen, da sich dieser nur aus einer vollständig ausgestellten Rechnung ergibt. Für den Aussteller der Rechnung ergeben sich dagegen keine unmittelbaren Nachteile. Gerade im Rahmen von Betriebsprüfungen kann das in der Praxis zu Problemen führen.
Rechnungsprogramme und Vorlagen sollten daher rechtzeitig angepasst werden, um formale Mängel zu vermeiden.
Pflichtangaben auf Rechnungen im Überblick
Rechnungen über 250 € brutto müssen bestimmte Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG), darunter:
- Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
- Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Zeitpunkt der Leistung
- Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Steuersatz
- Hinweis auf Sonderregelungen wie Kleinunternehmerregelung oder Istversteuerung
Einige Anforderungen gelten zusätzlich bei elektronischen Rechnungen. Mehr dazu im Beitrag zur eRechnung ab 2025.
Fazit – drei Varianten zur Auswahl
Kein großer Aufwand – aber mit Wirkung: Der Hinweis auf Istversteuerung ist ab 2025 Pflicht und entscheidend für den Vorsteuerabzug. Wer seine Rechnungsvorlagen jetzt anpasst, erspart sich und seinen Kunden spätere Schwierigkeiten.